Algemene voorwaarden

Identiteit en toepassingsgebied

Deze voorwaarden zijn die van Wittezaele Solutions Comm.V., handelend onder de merknaam AI Learning.be, met zetel te Oudstrijderslaan 7, 8610 Kortemark, België, ingeschreven onder BTW BE 0651.735.872, hierna AI Learning.be.

Wittezaele Solutions Comm.V. voert ook de merknaam Impaxo, voor AI-implementatie, procesautomatisering en AI-agents. Op opdrachten onder die merknaam zijn de algemene voorwaarden van Impaxo van toepassing, ook wanneer het eerste contact via deze site verliep. Deze voorwaarden gelden voor workshops, opleidingen, lezingen en begeleidingstrajecten onder de merknaam AI Learning.be.

Ze zijn van toepassing op elke offerte, opdrachtbevestiging en overeenkomst tussen AI Learning.be en een klant die handelt in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf. AI Learning.be levert voorlopig niet aan consumenten in de zin van Boek VI van het Wetboek van economisch recht.

Wordt een opleiding georganiseerd via een opleidingscentrum, een opleidingsfonds of een andere tussenpersoon, dan gelden in de eerste plaats de schriftelijke afspraken met die partij. Deze voorwaarden vullen aan wat daar niet geregeld is.

Deze voorwaarden hebben voorrang op eventuele aankoop- of andere voorwaarden van de klant. Afwijkingen zijn enkel geldig wanneer AI Learning.be ze schriftelijk en uitdrukkelijk heeft aanvaard. Door een offerte te aanvaarden, een opdracht te bevestigen of een sessie te laten plaatsvinden, erkent de klant kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en ze te aanvaarden.

Aanbod en totstandkoming

Offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende dertig kalenderdagen, tenzij anders vermeld. Een overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of wanneer een datum in onderling overleg wordt vastgelegd.

Een offerte is gebaseerd op de informatie die de klant bij de aanvraag of de intake heeft gegeven: het aantal deelnemers, hun niveau, de tools die ze gebruiken en de gewenste focus. Wijkt dat wezenlijk af, dan stellen we het programma of de prijs in overleg bij.

Mondelinge toezeggingen, gespreksnotities en verkennende schattingen binden AI Learning.be niet. Enkel de schriftelijke offerte bepaalt de omvang van de opdracht.

Workshops, opleidingen en trajecten

AI Learning.be geeft workshops en opleidingen bij de klant, op een externe locatie of online, en begeleidingstrajecten die over meerdere sessies lopen. De inhoud wordt afgestemd op de groep, op basis van de intake. Kiest de klant voor een bestaande workshop uit het aanbod, dan volgt die het beschreven programma.

Het aantal deelnemers per sessie staat in de offerte. Een groter aantal kan de kwaliteit van de begeleiding aantasten en wordt enkel na overleg toegelaten, eventueel tegen meerprijs.

De trainer kan het programma tijdens de sessie aanpassen aan het tempo en de vragen van de groep, zolang de afgesproken doelstellingen gevolgd worden.

Praktische organisatie en medewerking van de klant

Voor een sessie op locatie zorgt de klant voor:

• een geschikt lokaal met projectiescherm of groot scherm, stopcontacten en een stabiele internetverbinding
• deelnemers met een eigen laptop en toegang tot de AI-tools die de organisatie toelaat, tenzij anders afgesproken
• een aanspreekpunt op de dag zelf
• de deelnemerslijst, uiterlijk drie werkdagen voor de sessie, wanneer een attest of afrekening dat vraagt

Voor een online sessie zorgt de klant ervoor dat de deelnemers het gekozen platform kunnen gebruiken. Technische problemen aan de kant van de klant of de deelnemers geven geen recht op een nieuwe sessie of een prijsvermindering.

Kan een sessie niet of slechts gedeeltelijk doorgaan door het ontbreken van wat hierboven staat, dan blijft de afgesproken prijs verschuldigd.

Annulatie, verplaatsing en deelnemers

Annulatie of verplaatsing gebeurt schriftelijk. Annulatie minstens drie weken voor de datum is kosteloos. Bij annulatie binnen drie weken wordt zestig procent van de prijs van die sessie aangerekend. Bij verplaatsing binnen drie weken wordt vijfenveertig procent aangerekend, bovenop de prijs van de nieuwe datum. Een sessie kan maximaal één keer worden verplaatst; een tweede verplaatsing geldt als annulatie binnen drie weken.

Deze vergoedingen gelden als forfaitaire schadevergoeding voor gereserveerde en niet meer invulbare capaciteit, onverminderd het recht om hogere werkelijke schade te bewijzen.

Een deelnemer vervangen door een collega kan altijd, zonder kosten. Komen er minder deelnemers dan afgesproken, dan geeft dat geen recht op een prijsvermindering wanneer een prijs per sessie werd overeengekomen.

Prijzen

Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw, tenzij anders vermeld. Ze gelden per sessie, per deelnemer of per traject, zoals in de offerte vermeld. Voorbereiding, intake en het opleidingsmateriaal zijn inbegrepen.

Licenties en abonnementen op AI-tools die de deelnemers gebruiken, zijn niet in de prijs begrepen.

Verplaatsingen binnen de provincie West-Vlaanderen zijn in de prijs begrepen. Verplaatsingen buiten West-Vlaanderen worden aangerekend aan het in de offerte vermelde kilometertarief, of volgens een vooraf schriftelijk overeengekomen forfait. Huur van een externe locatie en catering zijn ten laste van de klant, tenzij anders afgesproken.

Facturatie en betaling

Workshops en losse opleidingen worden gefactureerd na de sessie. Voor trajecten over meerdere sessies geldt het schema uit de offerte; dat kan een voorschot bij bestelling bevatten. Facturatie en betalingen lopen via betalingen [at] ailearning.be.

Facturen voor workshops en losse opleidingen zijn betaalbaar binnen veertien kalenderdagen na factuurdatum. Andere facturen zijn betaalbaar binnen dertig kalenderdagen, tenzij de offerte anders vermeldt. Protest tegen een factuur gebeurt schriftelijk en gemotiveerd binnen veertien kalenderdagen na factuurdatum. Daarna wordt de factuur als aanvaard beschouwd.

Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder aanmaning verwijlinterest verschuldigd conform de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van tien procent van het factuurbedrag met een minimum van 150 euro, onverminderd het recht om hogere werkelijke schade te bewijzen. Dezelfde verwijlinterest en forfaitaire schadevergoeding zijn wederkerig van toepassing op bedragen die AI Learning.be aan de klant verschuldigd zou zijn en niet tijdig betaalt.

Bij niet-betaling van een vervallen factuur kan AI Learning.be volgende sessies opschorten tot volledige betaling, zonder dat dit recht geeft op enige vergoeding.

Aard van de verbintenis

Alle verbintenissen van AI Learning.be zijn inspanningsverbintenissen. Opleidingen worden gegeven volgens de regels van het vak en met de zorg die van een ervaren trainer verwacht mag worden. Er wordt geen resultaat gegarandeerd, onder meer niet met betrekking tot tijdswinst, productiviteit, het gebruik van AI door de deelnemers na de opleiding of enig ander bedrijfsresultaat.

AI-tools leveren resultaten met een statistische onzekerheid en evolueren snel. Voorbeelden, prompts en werkwijzen uit een opleiding zijn correct op het moment van de sessie. AI Learning.be heeft geen controle over en geeft geen garantie met betrekking tot de beschikbaarheid, werking, prijszetting, functionaliteiten of voorwaarden van tools van derden.

De klant en de deelnemers blijven verantwoordelijk voor de controle van wat ze met behulp van AI maken, en voor de beslissingen die ze daarop baseren.

AI-geletterdheid en de EU AI Act

Een opleiding van AI Learning.be draagt bij aan de AI-geletterdheid die artikel 4 van de Europese verordening inzake artificiële intelligentie van organisaties vraagt. Indien gevraagd bezorgt AI Learning.be een attest van deelname, met de datum, de duur en de behandelde onderwerpen.

Een opleiding alleen garandeert niet dat de klant aan alle verplichtingen uit die verordening voldoet. De klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen afspraken rond AI-gebruik, voor de opleiding van medewerkers die niet deelnamen, en voor het bijhouden van wat er gebeurde.

Opleidingsmateriaal en intellectuele eigendom

Presentaties, oefeningen, sjablonen, prompts, werkdocumenten en de onderliggende methodes en kaders blijven eigendom van AI Learning.be. De klant en de deelnemers krijgen een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om het materiaal dat ze ontvangen te gebruiken binnen de eigen organisatie.

Het is niet toegestaan het materiaal of de opleiding geheel of gedeeltelijk te gebruiken om zelf opleidingen te geven, het door te geven aan derden, te verkopen of te publiceren, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

Wat deelnemers tijdens een oefening zelf maken, blijft van hen of van hun organisatie.

Opnames en vertrouwelijke gegevens tijdens de sessie

Een sessie wordt niet opgenomen, gefilmd of uitgeschreven zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van AI Learning.be en van de deelnemers.

Deelnemers voeren tijdens oefeningen geen vertrouwelijke gegevens, persoonsgegevens van derden of bedrijfsgeheimen in AI-tools in die hun organisatie daarvoor niet heeft goedgekeurd. De klant staat ervoor in dat de gebruikte accounts en tools in orde zijn met zijn eigen regels.

Geheimhouding

Elke partij houdt vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim, gebruikt die enkel voor de opdracht, en geeft ze niet door aan derden zonder toestemming, behoudens wettelijke verplichting. Wat deelnemers tijdens een sessie over hun eigen werk delen, blijft binnen de groep. Deze verplichting blijft gelden gedurende twee jaar na het einde van de samenwerking.

Referentie

AI Learning.be mag de naam en het logo van de klant als referentie vermelden op zijn website en in commerciële communicatie, tenzij de klant daar vooraf schriftelijk bezwaar tegen maakt. Feedback van deelnemers wordt enkel zonder naam gebruikt, tenzij de deelnemer zelf toestemming geeft. Vertrouwelijke inhoud wordt nooit gedeeld.

Gegevensbescherming

Voor de eigen verwerkingen van AI Learning.be, waaronder deelnemerslijsten, aanwezigheden en de AI-scans, geldt het privacybeleid.

Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van AI Learning.be, uit welke hoofde ook, is beperkt tot het bedrag dat voor de betrokken sessie of het betrokken traject werd gefactureerd en betaald.

AI Learning.be is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder winstderving, omzetverlies, reputatieschade, verlies van data, boetes en aanspraken van derden, noch voor schade die voortvloeit uit het gebruik van AI-tools door de deelnemers.

Elke aanspraak vervalt wanneer ze niet binnen twaalf maanden na het schadeverwekkende feit schriftelijk en gemotiveerd is ingediend. Deze beperkingen gelden niet in geval van bedrog, opzet of zware fout, noch in gevallen waarin de wet een beperking niet toelaat.

Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan elke gebeurtenis die onvoorzienbaar en onvermijdbaar is, buiten de wil van de betrokken partij valt, en de uitvoering tijdelijk of definitief onmogelijk maakt. Daaronder valt ook ziekte of een ongeval van de trainer.

In dat geval zoeken partijen samen een nieuwe datum, zonder bijkomende kosten. Lukt dat niet binnen drie maanden, dan kan elke partij de opdracht zonder vergoeding beëindigen; wat al gepresteerd werd, blijft verschuldigd.

Niet als overmacht beschouwd in hoofde van de klant: interne organisatorische redenen, agendaconflicten, budgetbeslissingen en gewijzigde prioriteiten.

Diverse bepalingen

De offerte en deze voorwaarden vormen samen de volledige overeenkomst. Het niet of niet onmiddellijk uitoefenen van een recht geldt niet als afstand van dat recht. Is een bepaling nietig of onuitvoerbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden.

AI Learning.be kan een opleiding samen met of door een andere ervaren trainer laten geven en blijft daarbij het aanspreekpunt.

AI Learning.be kan deze voorwaarden wijzigen voor toekomstige opdrachten. Op een lopende opdracht is de versie van toepassing die gold bij de totstandkoming ervan. Kennisgevingen gebeuren geldig per e-mail. De Nederlandse tekst is de enige rechtsgeldige.

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Bij een geschil zoeken partijen eerst in overleg een oplossing. Lukt dat niet, dan behoort het geschil tot de uitsluitende bevoegdheid van de Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Brugge.